Создание редактирование и модификация таблицы. Выбор форматов рамки

(2 часа)

Цель работы: Изучение информационной технологии создания базы данных в системе управления базами данных (СУБД) и освоить основные приемы заполнения и редактирования таблиц БД

Пояснения:

Модификация и редактирование

Операции над полями и записями таблицы:

a. Производятся с помощью команд из меню Правка (Удалить, Копировать, Вырезать, Вставить);

b. Ввод новой записи: Записи / Ввод данных в одноименном режиме;

c. Удаление фильтра: Записи / Удалить фильтр;

d. Сортировка данных: Записи / Сортировка;

e. Поиск записей в таблице: Правка / Найти;

f. Удаление поля таблицы: Правка / Удалить столбец;

g. Добавление нового поля: Вставка / Столбец;

h. переход в различный режимы производится с помощью меню Вид (Конструктор, Режим таблицы).

i. Для удобства работы некоторые поля можно скрыть командой Формат / Скрыть столбцы.

Оборудование, аппаратура, материалы и их характеристики:

Компьютеры по количеству посадочных мест с лицензионным программным обеспечением, Microsoft Excel ;

Наличие мультимедийного оборудования для демонстрации наглядного материала во время чтения

Порядок выполнения работы:

Задание 1.

1. Откройте пр №12

2. Произвести модификацию таблицы «Сотрудники»

gg. Удалить восьмую запись

hh. В третьей записи изменить фамилию на Арбенин

ii. Ввести новую запись в режиме Таблицы с фамилией Рокотов

jj. Ввести новую запись в режиме ввод данных с фамилией Григорьев

kk. Снять фильтр и вывести на экран все записи

ll. Переместить первую запись в конец таблицы

mm. Скопировать запись с фамилией Рокотов на вторую и изменить в ней имя

nn. Проверить правильность изменений БД: должны быть записи с номерами со 2 по 7 и с 9 по 13 (скриншот).

oo. Произвести сортировку данных по полю Фамилия в порядке убывания. Аналогично произвести сортировку данных по полю Должность в порядке возрастания.

pp. Произвести поиск всех записей с фамилией Рокотов.

qq. Изменить имя поля Отдел на Наименование отдела в режиме Таблицы.

rr. В меню справка ознакомиться с темой «Добавление поля в таблицу». Занести в отчет основные сведения.

ss. Добавить в таблицу «Сотрудники» перед полем Примечание новые поля: Дата поступления и адрес проживания.

tt. Перести в режим Конструктор и проверить (при необходимости изменить) типы данных созданных полей (поля должны иметь дата и текстовый). Вернуться в режим Таблицы.

uu. Удалить поле Адрес проживания

vv. Заполнить поле Дата поступления произвольными данными. Сохранить изменения в таблице. Дата найма

Форма отчета:

· Записать номер и тему занятия.

· Записать задание.

· Подробно описать выполнение работы.

· Ответить на контрольные вопросы.

Контрольные вопросы:

1. Форматирование таблиц в Access.

2. Сортировка по одному и нескольким полям в Access.

3. Поиск и замена данных в Access.

Учебная и специальная литература:

3. Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности. Технические специальности (2-е изд., стер.) учебник- 2015

ПСО-931

27.01.2017

Практическая работа № 14

Создание многотабличных БД различными способами. (4 часа)

Цель работы: Изучение информационной технологии создания базы данных в системе управления базами данных (СУБД) информационной технологии создания базы данных в системе управления базами данных MS Access:

· познакомиться с основными понятиями базы данных

· научиться создавать таблицу БД в различных режимах

· освоить основные приемы заполнения и редактирования таблиц БД

Пояснения:

Создание базыданных в MS Access – Файл / Создать / Новая база данных. Указать имя БД и место ее хранения.

Создание таблиц баз данных в MS Access может быть проведено тремя способами (Рисунок 1):

Рис 1 – Режимы создания таблиц БД

1. В режиме Мастера, когда на выбор предоставляется несколько таблиц со стандартным набором полей. Из образцов полей необходимо выбрать поля в указанной последовательности, используя кнопки со стрелками (Рисунок 2). Переименование поля выполняется с помощью кнопки Переименовать поле.

Рис 2 – Выбор полей из образца таблицы «Сотрудники»

2. В режиме Конструктора, когда пользователь сам указывает название полей, их тип и описание (Рисунок 3).

Рис 3 – Окно создания таблицы в режиме Конструктор

3. В режиме Таблицы подразумевает простой ввод имени поля и его значения. Переименование поля производится с помощью двойного щелчка по его названию и ввода нового имени.

Базы данных должны проектироваться предельно аккуратно, чтобы гарантировать надёжное и правильное хранение данных. Поскольку реляционная модель БД основывается на первичных ключах для идентификации объектов и внешних ключах для создания связей, необходимо следить за целостностью (достоверностью) ключей.

Одной из целей создания базы данных является создание нормализованных (правильно разработаны) таблиц. Нормализация подразумевает разделение таблицы на несколько таблиц с целью исключения дублирования данных.

База данных считается нормализованной, когда каждое поле содержит только одно значение, а каждая таблица состоит из верного набора полей.

Нормализация таблиц базы данных - первый шаг на пути проектирования структуры реляционной базы данных. Строго говоря, конечно, не самый первый - сначала надо решить, что же мы вообще будем хранить в базе, то есть определиться со структурой полей, их типами и размерностью, смыслом хранимой в них информации.

Теория нормализации реляционных баз данных была разработана в конце 70-х годов 20 века. Согласно ей, выделяются шесть нормальных форм, пять из которых так и называются: первая, вторая, третья, четвертая, пятая нормальная форма, а также нормальная форма Бойса-Кодда, лежащая между третьей и четвертой. Существует шесть нормальных форм. Каждая нормальная форма разрабатывается на основе предшествующих. На практике в основном применяются три нормальные формы (остальные применяются редко).

База данных считается нормализованной, если ее таблицы (по крайней мере, большинство таблиц) представлены как минимум в третьей нормальной форме. Часто многие таблицы нормализуются до четвертой нормальной формы, иногда, наоборот, производится денормализация.

Главная цель нормализации базы данных - устранение избыточности и дублирования информации. В идеале при нормализации надо добиться, чтобы любое значение хранилось в базе в одном экземпляре, причем значение это не должно быть получено расчетным путем из других данных, хранящихся в базе.

Первая нормальная форма

Первая нормальная форма:

· запрещает повторяющиеся столбцы (содержащие одинаковую по смыслу информацию)

· запрещает множественные столбцы (содержащие значения типа списка и т.п.)

· требует определить первичный ключ для таблицы, то есть тот столбец или комбинацию столбцов, которые однозначно определяют каждую строку

Вторая нормальная форма

Вторая нормальная форма требует, чтобы неключевые столбцы таблиц зависели от первичного ключа в целом, но не от его части. В принципе, если таблица находится в первой нормальной форме и первичный ключ у нее состоит из одного столбца, то она автоматически находится и во второй нормальной форме.

Третья нормальная форма

Чтобы таблица находилась в третьей нормальной форме, необходимо, чтобы неключевые столбцы в ней не зависели от других неключевых столбцов, а зависели только от первичного ключа. Самая распространенная ошибка - это расчетные столбцы, значения которых можно получить путем каких-либо манипуляций с другими столбцами таблицы. Для приведения таблицы в третью нормальную форму такие столбцы из таблиц надо удалить.

В первом случае пользователь сначала выбирает таблицу-список из числа доступных в проекте, а затем выбирает строку в этой таблице. Сначала удаляется выбранная строка из таблицы списка, а затем таблица, на которую эта строка указывает (значение указателя в столбце DTBSPTR ).

Во втором случае пользователь просто выбирает имя таблицы, которую он хочет удалить.

Слияние таблиц.

Осуществляется выбором пункта меню в окне табличного редактора File -> Merge dbt . Дальше в подменю пользователю предлагается путь выбора таблицы из таблицы-списка (пункт from list ) или из всех таблиц текущего проекта (пункт as file ). Содержимое выбранной таблицы построчно добавляется в к конец редактируемой таблицы. При этом не учитывается какие столбцы были избраны для редактирования.

Выбор столбцов таблицы для редактирования.

После того, как таблица открыта или создана для того чтобы внести в нее изменения, необходимо выбрать столбцы для редактирования. Это сделано для локализации внимания пользователя, поскольку в прикладных таблицах может быть много столбцов и работать со всеми ними одновременно может быть неудобно.

В рабочей области главного окна программы имеются два списка, обозначенные Unselected columns и Selected columns соответственно. Сразу после открытия таблицы левый список содержит имена и типы всех столбцов открытой таблицы, а правый список пуст. С помощью расположенных между списками управляющих кнопок пользователь может перемещать столбцы из левой колонки в правую и обратно. Столбцы, оказавшиеся в правой колонке считаются избранными для редактирования. Среди них с помощью кнопки Arg-> пользователь должен выбрать столбец аргумента. Столбец аргумента помечен в правом списке символом Arg . Этот столбец считается аргументом, в то время как все остальные столбцы рассматриваются как функции этого аргумента. Например, в случае загрузки таблицы годографа первого вступления аргументом логично избрать ZOP - глубину точки приема.

Экспорт содержимого таблицы.

Для сохранения содержимого таблицы в текстовом файле надо выбрать пункт меню окна табличного редактора File -> Export -> ASCII file . В появившемся надо задать имя выходного файла (кнопка Select или текстовое поле левее нее). В зависимости от назначения целевого текстового файла можно настроить с помощью представленных в диалоговом окне средств.

Наиболее типичны два варианта настройки:

• Файл для включения в отчет. В этом случае надо включить в файл метку даты, проекта и имени таблицы (опция Put origin stamp включена), поместить в шапку таблицы имена столбцов (опция Put head of table включена), задать фиксированную ширину столбцов (опция Strict column widths включена) и разделителем столбцов сделать один или несколько пробелов (строка-разделитель Column"s separator string ).
• Файл для импорта в какую-либо другую программу (например, электронную таблицу). В этом случае идентифицирующие метки и шапку таблицы включать не надо, выдержанность ширины столбцов не критична (опции Put origin stamp , Put head of table , Strict column widths выключены), зато в качестве разделителей в формате Comma Separated Value (CSV) нужно использовать запятую (строка-разделитель Column"s separator string - запятая), а строковые значения надо заключать в двойные кавычки (опция Quote strings with "" включена).

Если целевой текстовый файл предполагается использовать в MS DOS, MS Windows или MS Windows NT, можно включить опцию DOS text file convensions . В этом случае текстовый файл будет корректно восприниматься всеми программами в указанных ОС.

Удаление блокировок.

В том случае, если некоторые программы завершились некорректно и не освободили заблокированные для работы объекты данных, для дальнейшей работы с ними надо снять блокировки. Это можно сделать с помощью диалоговой панели, вызываемой пунктом меню File -> Delete dbt -> lock .

Блокировки могут быть эксклюзивными Exclusive (исключающими любой доступ к объекту) и разделяемыми Sharable (позволяющими иметь доступ по чтению нескольким программам).

Эксклюзивные блокировки при нормальной работе программ очень короткие - их время жизни, как правило, меньше секунды. Если такая блокировка живет дольше, скорее всего это зависшая блокировка и она будет мешать осуществлять доступ к объекту данных. Ее следует удалить вручную.

Разделяемые блокировки существуют до тех пор, пока программа осуществляет доступ к данным. Внимание! Если удалить разделяемую блокировку пока программа продолжает пользоваться объектом данных, это может привести к потере данных.

Табличное редактирование.

Базовые операции.

Текущая редактируемая ячейка.

Обведена рамкой и в ней находится текстовый курсор. Сменить ячейку можно либо указав мышью на новую и нажав 1-ю кнопку мыши, либо с помощью клавиатуры, переводя рамку с ячейки на ячейку. Перемещения рамки текущей ячейки вверх-вниз осуществляется соответствующими стрелками на клавиатуре. Перемещения вправо - клавишей Tab, влево - одновременным нажатием Shift и Tab.

Если введенное в ячейку новое значение выло введено ошибочно и пользователь не успел нажать Enter или покинуть ячейку, верниться к предыдущему значению можно нажав клавишу Esc.

Ширина колонки.

Если оказалось, что значение в ячейке не помещается и видна только его часть, пользователь может расширить эту колонку. Для этого надо нажать клавишу Shift на клавиатуре и 2-ю (среднюю) кнопку мыши в то время как указатель мыши должен находиться на вертикальной линии правой границы колонки. В момент нажатия курсор мыши изменится и пользователь сможет изменить ширину колонки по своему желанию. После этого кнопку мыши можно отпустить и колонка примет желаемую ширину.

Новая строка таблицы.

Последняя строка табличного редактора в режиме изменения количества строк (когда графический редактор не запущен) имеет специальный индекс New и используется для ввода новой строки. Как только хотя бы одна ячейка в этой строке получает корректное синтаксически значение (в числовом столбце - число, в символьном - строка, в столбце указателя на таблицу ЛБД - указываемое имя), строка добавляется в таблицу, получая очередной индекс, а пустая строка с индексом New оказывается ниже.

Выделение строки таблицы.

Для осуществления групповых операций имеется возможность выделять нужные строки таблицы. Для этого надо нажать одновременно клавишу Ctrl и 1-ю (левую) кнопку мыши. При этом указатель мыши должен быть на выделяемой строке. Повторная операция отменяет выделение.

Всплывающее меню базовых операций.

Нажатие 3-й (правой) кнопки мыши на поле табличного редактора вызывает всплывающее меню базовых операций, озаглавленное ROWS , поскольку операции действуют для строк таблицы.

Всплывающее меню. Вставка строк в таблицу.

Вставка осуществляется перед строкой текущей редактируемой ячейки. Операция Insert вставляет одну строку, а Insert # - заданное количество строк. Ячейки вставленных строк заполнены умолчательными значениями. Для числовых столбцов это - ноль, для символьных - пустая строка, для указателей - пустой указатель "VSP....".

Внимание! Ячейки в столбцах таблицы, не выбранные для редактирования, тоже получают умолчательные значения.

Всплывающее меню. Удаление строк из таблицы.

Операция Delete используется для удаления строк из таблицы. Если в таблице имеются выделенные строки, они удаляются. Если таких строк нет, удаляется строка текущей редактируемой ячейки. Новую строку New удалить нельзя.

Всплывающее меню. Дублирование строк в таблице.

Операция Duplicate # используется для размножения строки текущей редактируемой ячейки указанное количество раз. В таблицу вставляется заказанное количество копий текущей строки.

Внимание! Дублируются только значения в ячейках столбцов, выбранных для редактирования! В остальных столбцах размноженных строк будут умолчательные значения.

Всплывающее меню. Выделение строк в таблице.

Для удобного выделения строк имеются следующие операции: Select Выделение строки текущей редактируемой ячейки. Select till here Выделение всех строк от предыдущей выделенной до текущей включительно. Удобно, если надо выделить большое количество подряд идущих строк. Select all Выделение всех строк таблицы. Если в таблице надо выделить почти все строки, проще всего сначала выделить все, а потом снять выделение с некоторых. Unselect all Убирает выделение со всех строк таблицы.

Калькулятор.

Для выполнения групповых арифметических операций над значениями в числовых столбцах таблицы имеется , вызываемый выбором пункта меню Tools -> Calculator в окне табличного редактора.

Калькулятор позволяет применять формулу y=x*A+B к заданным строкам таблицы. Имеются следующие возможности для выбора строк:

• All rows - Все cтроки таблицы.
• Selected rows - Выбранные строки таблицы.
• Rows in range of argument - Строки таблицы, значение аргумента в которых лежит в указанном интервале.

В зависимости от потребности формула y=x*A+B может видоизменяться. В формуле y обозначает целевой столбец таблицы, x - аргумент операции (не обязательно столбец аргумента!), A , B - константы.

Варианты формулы задаются выбором аргумента. Столбец Формула: y=x*A+B

Значения целевого столбца y получаются путем линейного преобразования (A,B ) значений исходного столбца x . Формула: y=у*A+B

Значения целевого столбца y изменяются по линейному закону (A,B ). Формула: y=B

Значениям целевого столбца y присваивается число B . Формула: y=i*A+B

Значения целевого столбца y генерируются по линейному закону от номера выделенной или выбранной по значению аргумента строки i по порядку сверху вниз. В режиме All rows номером является индекс строки. i отсчитывается от 1.

При использовании калькулятора имеется возможность откатки изменений, вызванных последней операцией. Данная возможность вызывается кнопкой Undo диалогового окна калькулятора.

Специальные операции редактирования ячеек.

Для удобного ввода значений в ячейки по двойному нажатию 1-й (левой) кнопки мыши вызывается диалоговое окно, позволяющее выбрать значение из списка. Данная возможность имеется для символьных столбцов и столбцов указателей.

Выбор имени таблицы ЛБД.

Выбор имени модификации.

Выбор символьной строки.

Сортировка строк таблицы.

Если требуется отсортировать строки таблицы по значениям в колонках, можно воспользоваться имеющимся средством, которое вызывается выбором пункта меню Tools -> Sort lines в окне табличного редактора. При этом на экране появляется диалоговое окно.

Многократное повторение значения в столбце.

Иногда требуется повторить некоторое значение в столбце таблицы несколько раз. В том случае, если это число, для данной цели можно воспользоваться калькулятором . Однако, в случае значений других типов целесообразно воспользоваться специальным средством, которое вызывается выбором пункта меню Tools -> Replicator в окне табличного редактора. При этом на экране появляется диалоговое окно.

В диалоговом окне пользователь должен задать столбец, в котором будет продублировано заданное значение, а также указать множество строк, в которых произойдет изменение. Доступны три способа задания множества строк: All rows Все строки таблицы. Selected rows Выделенные строки таблицы. Rows in range of argument Все строки таблицы, аргумент в которых наодится в заданном диапазоне.

Кроме того, можно еще более ограничить полученное множество строк указанием, как часто заданное значение дублируется в строках. Это можно сделать, введя число в поле Apply to each Nth row. Например, если требуется дублировать значение в каждую третью строку, следует указать число 3. По умолчанию стоит 1, что означает дублирование в каждую строку.

Операция дублирования может быть применена к таблице с закрытием диалогового окна (кнопка "OK") или без закрытия окна (кнопка "Apply"). В последнем случае пользователю доступна откатка операции дублирования (кнопка "Undo"). Получить краткую справку можно по нажатию кнопка "Help". Закрыть окно без изменения таблицы можно с помощью кнопки "Cancel".

Графическое редактирование.

Выбор активной кривой.

Чтобы сменить активную кривую достаточно нажать левую кнопку мыши в то время как ее курсор находится на шкале выбранной новой кривой.

Выбор диапазона визуализации по аргументу.

Задание диапазона визуализации по аргументу (Page: top/bottom Options -> Pane"s tuner .

Выбор диапазона визуализации по значению.

Задание диапазона визуализации по функции (Page: top/bottom ) осуществляется в диалоговом окне, вызываемом при выборе пункта меню Options -> Curve"s tuner .

Изменение параметров визуализации кривой.

Кривые (зависимости столбцов-функций от столбца аргумента) могут изображаться с линейной интерполяцией между узловыми точкими или без интерполяции - ступенчато. По умолчанию используется визуализация с интерполяцией. Изменить способ отрисовки (Linear curve или Stairs curve ) можно в диалоговом окне, вызываемом при выборе пункта меню Options -> Curve"s tuner .

Быстрое изменение направления осей.

Для изменения направления осей можно воспользоваться подменю View -> Flip , в котором предлагается: Argument Изменить направление оси аргумента на обратное. Active curve Изменить направление оси активной функции на обратное. All curves Изменить направление осей всех функций на обратное.

Быстрое изменение диапазона визуализации.

Для того, чтобы после изменения пределов визуализации быстро вернуться к нормальному диапазону изменения аргумента или функции, можно воспользоваться подменю View -> Fit , в котором предлагается: Argument Выбрать диапазон визуализации аргумента от наименьшего до наибольшего значения. Active curve Выбрать диапазон визуализации активной функции так, чтобы все значения попадали в видимую пользователем область. All curves Выбрать диапазон визуализации всех функций так, чтобы все значения функций попадали в видимую пользователем область.

Изменение шага градуировки шкал и сетки.

Для изменения шага градуировки шкалы (он же - шаг сетки) аргумента и функций надо ввести новое значение шага в поле Grid step диалогового окна Pane"s tuner и Curve"s tuner соответственно.

Редактирование активной функции.

Для перехода в режим редактирования надо выбрать пункт меню View -> Edit mode и левой кнопкой мыши устанавливать новое положение узловых точек.

Использование лупы.

Для увеличения/уменьшения масштаба изображения в рабочей области графического редактора используются режимы увеличивающей и уменьшающей лупы. Эти режимы активируются пунктами меню View -> Zoom in mode и View -> Zoom out mode соответственно. В режиме лупы пользователь выбирает прямоугольную область мышью, нажав левую кнопку для фиксации одного угла и отпустив ее в другом углу выбранной области. После отпускания область визуализации изменится соответственно.

Если пользователь в момент выбора резиновым прямоугольником решил отказаться от операции, для этого ему надо нажать 3-ю (правую) кнопку мыши, а потом уже отпускать 1-ю. В этом случае изменения пределов визуализации не произойдет.

Редактирование заголовков трасс.

Программа предоставляет возможность загрузить для просмотра и редактирования заголовки трасс указанной модификации. Заголовки загружаются в том порядке, в котором они идут в файле трасс. Внимание! При визуализации трасс в других программах пакета самая первая трасса визуализируется внизу, а самая последняя по порядку - вверху поля трасс.

К редактированию заголовков следует относиться осторожно, так как неудачные исправления могут сильно повлиять на работу программ с этой модификацией и с данными, полученными по ней.

При изменении порядка строк в загруженной таблице заголовков (например, в результате сортировки) реально порядок трасс в этой модификации не меняется. Если поменять местами значения в ячейках столбца INDEX, то при сохранении модификации (File -> Save dbt ) эти трассы поменяются не местами, а заголовками.

При копировании изменений (File -> Copy dbt to ) интерпретация заголовков несколько иная. При копировании трассы записываются в том порядке и количестве, в котором идут заголовки. Тело трассы берется из исходной модификации с указанным в INDEX номером. Если трассы с таким номером в исходной модификации нет, записывается пустре (нулевое) тело трасс.

Входные данные.

Таблицы БД.

Программа позволяет редактировать таблицы ЛБД с некоторыми ограничениями на типы колонок. Допускаются следующие типы колонок:

• Скалярные колонки типов Int1, Int2, Int4, Real4, Real8, Char, DBTPTR .
• Векторные колонки типа Char .

Программа позволяет редактировать как таблицы данных, так и таблицы-списки.

Паспортные данные.

Поскольку паспортные данные хранятся в таблицах ЛБД, пользователь может осуществлять их редактирование с помощью данной программы как в табличном, так и в графическом режимах. Для того, чтобы не нарушить целостность структур данных паспорта, перед редактированием следует внимательно ознакомиться с их описанием (смотри документ "Описание паспорта данных ВСП").

Выходные данные.

Таблицы БД.

Программа не позволяет менять структуру таблиц (добавлять или удалять колонки, менять их типы). В то же время содержимое таблицы в процессе редактирования может произвольно изменяться. Это касается числа строк и информационного наполнения ячеек.

Следует учитывать, что при графическом редактировании строки таблицы сортируются по возрастанию значения выбранного столбца аргумента. Даже если пользователь явно не изменял значения, порядок строк может оказаться другим. Поэтому если какая-либо прикладная программа требует определенного порядка строк во входной таблице ЛБД, пользователь должен это учитывать, если он решил предварительно отредактировать эту таблицу.

Паспортные данные.

Отчетные данные.

Программа позволяет составлять текстовый файл, пригодный для использования за пределами пакета UNIVERS. Способ получения такого файла изложен в DBEDIT

Требования к окружению.

Поддерживаемые платформы:

• Рабочие станции семейства IBM RS/6000 с ОС AIX 3.2.5.
• Рабочие станции семейства SUN SPARCstation с ОС Solaris 2.3, 2.4.

Операционное окружение.

Для работы с программой необходимо определить переменную среды VSPHOME. Местом ее определения может быть файл setup или стартовый профиль пользователя. В файле setup определение этой переменной должно выглядеть, например, так (пробелы в строке не допускаются!):

VSPHOME=/home/vsp где /home/vsp - корневой каталог пакета UNIVERS. При инсталляции пакета корневой каталог может быть задан другим путем.

Используемые файлы.

Для работы программы в домашнем каталоге пользователя должны присутствовать следующие файлы: setup , .sdscolor или $VSPHOME/etc/univers.zcp .

Для корректной работы пользовательского интерфейса программы необходим файл ресурсов DBEDIT , который должен находиться в домашнем каталоге пользователя или в путях поиска в переменной окружения XFILESEARCHPATH или XAPPLRESDIR. Обычное местонахождение файла DBEDIT - каталог $VSPHOME/app-defaults. В этом случае переменная XFILESEARCHPATH должна включать в себя следующий элемент поиска:

...:$VSPHOME/app-defaults/%N:... Или переменная XAPPLRESDIR должна быть определена как XAPPLRESDIR=$VSPHOME/app-defaults

Особенности использования.

1. При попытке запустить графический редактор для таблицы, в которой в столбце выбранного аргумента записано одно и то же значение, программа аварийно завершается, выдавая перед этим ошибку #522 (ERROR__X_ZERO_SIZE).
2. Если окне табличного редактора изменить значение ячейки таблицы, а после этого, не нажимая Enter и без перехода в другую ячейку сохранить таблицу, последнее изменение не будет сохранено.
3. При сохранении таблицы ЛБД под другим именем текущая таблица остается открытой и доступной для редактирования.
4. Если параллельно программе запущены многоцветные приложения (например, Netscape Navigator или графический редактор), может оказаться, что программе недоступно требуемое количество цветов. В этом случае панель графического редактирования будет полностью или частично черной. Для нормальной работы перед запуском редактора ЛБД закройте конфликтующие приложения.
5. При загрузке данных программа блокирует доступ к этим данным из других программ. В частности, если таблица или модификация открыта для просмотра (view only ), эна остается доступной по чтению для других программ. Если же таблица или модификация открыта для изменения (modify ), то любой доступ к этом объекту данных из других программ будет запрещен. Данное ограничение следует понимать как неизбежное следствие в пакете программ, допускающем одновременную работу многих программ и многих пользователей над данными одного или нескольких проектов. В случае отсутствия данного ограничения одновременный доступ к одним и тем же таблицам данных привел бы к неправильной работе программ и потере результатов их работы.
6. Импорт и экспорт табличных данных в текстовый формат не поддерживает векторных значений числовых ячеек (то есть, размерности больше 1 не поддерживаются).

Практическое занятие 1

СОРТИРОВКА И ПОИСК ДАННЫХ

Цель занятия

База данных (БД) -

реляционноймодели таблиц классе объектов записью полем связи

Класс объектов или сущность

Свойство или атрибут - это атрибуты сущности Студент .

Связь

Краткие сведения о СУБД MS Access

Первая версия MS Access была создана в 1993 г. фирмой Microsoft. MS Access - это функционально полная реляционная СУБД, работающая в среде Windows. MS Access позволяет создавать сложные базы данных, определять структуру таблиц и связи между ними.

В Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными (таблицы, формы, отчеты, запросы). Все объекты Access хранятся в одном файле с расширением .accdb . В таблицах хранятся данные, которые можно просматривать и редактировать. Используя формы, можно выводить данные на экран в удобном виде, просматривать и редактировать их. Запросы позволяют быстро выбирать необходимую информацию из таблиц, а также изменять содержимое таблиц. С помощью отчетов можно создавать различные виды документов для вывода на печать.

На компьютерах в учебных классах кафедры информатики установлена версия MS Access 2010, входящая в состав пакета Microsoft Office 2010.

Определение ключевых полей

Любая таблица базы данных в обязательном порядке должна иметь первичный ключ , однозначно идентифицирующий каждую запись. В таблице не может быть нескольких записей с одним и тем же значением ключа. В многотабличной базе данных ключевые поля используются также для установления связей между таблицами.

Первичным ключом таблицы может быть любое поле, однозначно идентифицирующее ее записи. Так, например, в таблице Студенты таким полем мог бы быть номер зачетной книжки, а в таблице Группы – номер группы. Однако в этом случае всегда возникает вопрос: может ли при определенных условиях значение ключа быть изменено? Представим, например, что руководство ВУЗа решило изменить систему нумерации групп. В таком случае в базе данных придется выполнить эту перенумерацию не только в таблице Группы , но и во всех связанных с ней таблицах, например, в таблице Студенты .

Поэтому более предпочтительным является использование в качестве первичного ключа специально создаваемого автоинкрементного поля типа “счетчик”, значения которого автоматически формируются при вводе новых записей и не могут быть изменены пользователем. Такие ключи обладают рядом важных преимуществ:

· снимается проблема обновления внешних ключей в связанных таблицах, так как первичный ключ типа “счетчик” не может быть изменен;

· разработчик базы данных получает полную свободу в изменении содержимого и свойств неключевых полей таблицы, так как такие изменения уже не влияют на связанные таблицы;

· поле типа “счетчик” имеет относительно небольшую длину (8 байтов), что позволяет экономно использовать память в связанных таблицах;

· упрощаются и унифицируются связи между таблицами.

Для определения поля как ключевого нужно, находясь в конструкторе таблиц, установить курсор в строке с именем этого поля и нажать на кнопку Ключевое поле . После этого в строке рядом с именем выбранного поля появится изображение ключа. Для отмены выбора ключевого поля достаточно еще раз нажать кнопку Ключевое поле , находясь в строке с ключевым полем. Для переопределения ключевого поля надо выполнить это действие, находясь в строке с любым другим полем таблицы.

В таблицах, реализующих связь “многие-ко-многим”, первичный ключ часто бывает составным, состоящим из двух или более внешних ключей. Так, в таблице Оценки первичный ключ состоит из двух внешних ключей КодСтудента+КодДисциплины . Такой ключ позволяет избежать дублирования оценок студентов по одной и той же дисциплине.

Чтобы определить составной первичный ключ таблицы, надо выделить ключевые поля в столбце ключей с помощью мыши и клавиши Shift , а затем нажать кнопку Ключевое поле . При этом изображения ключа появляются во всех соответствующих строках.

Если к моменту сохранения создаваемой таблицы ключевое поле не определено, то Access предлагает и в случае подтверждения автоматически создает первичный ключ, вставив перед первым указанным в структуре полем поле Код и задав для него тип “счетчик”.

Определение индексов

Как уже отмечалось в п. 1.5, создание индексов по отдельным полям таблицы позволяет ускорить выполнение операций поиска и сортировки по этим полям, а также выполнение запросов, в которых участвуют индексируемые поля. Кроме того, создание уникальных индексов позволяет избежать повторения значений в этих полях. Следует иметь в виду, что по ключевому полю (полям) таблицы автоматически создается уникальный индекс с именем PrimaryKey .

Индексы занимают дополнительное место на диске. Кроме того, на их модификацию при обновлении данных в таблице тратится дополнительное время. Потому индексы следует создавать только по тем полям, по которым будет производиться поиск и сортировка данных, а также по полям, участвующим в запросах к базе данных.

Уникальные индексы следует создавать по тем полям или их комбинациям (составные индексы), которые не должны повторяться при вводе данных в таблицу, если такая уникальность не обеспечивается первичным ключом таблицы. Например, таблица Студенты в базе данных Успеваемость студентов имеет ключевое поле Код типа “счетчик”, а поле НомерЗачетки является неключевым. Очевидно, что по номеру зачетки может производиться поиск и сортировка данных, и этот атрибут может использоваться в различных запросах к БД. Поэтому по полю НомерЗачетки следует создать индекс, причем он должен быть уникальным во избежание появления в таблице Студенты нескольких записей о студентах с одним и тем же номером зачетки.

Индекс по некоторому полю может быть создан путем соответствующей установки свойства Индексированное поле в конструкторе таблиц (см. п. 1.5). Кроме того, индексы могут быть созданы, отредактированы и просмотрены в окне Индексы (рис. 1.3), появляющемся при нажатии кнопки Индексы в конструкторе таблиц. Использование окна индексов является единственной возможностью для создания составных индексов по нескольким полям.

1.8. Установка связей между таблицами

После определения структуры таблиц БД и определения ключевых полей необходимо установить связи между таблицами. Для определения связей нужно перейти в окно базы данных и выполнить командуРабота с базами данных/Схема данных или, находясь в конструкторе таблиц, нажать кнопку Схема данных . После этого Access открывает окно Схема данных. По щелчку правой кнопкой мыши появляется контекстное меню, в котором надо выбрать команду Добавить таблицу , в появившемся окнеДобавление таблицы выделить имена таблиц, добавляемых в схему данных, и нажать на кнопку Добавить . После этого окно Добавление таблицы можно закрыть.

В окне Схема данных появятся изображения всех указанных таблиц со списками их полей. Нужно выделить ключевое поле таблицы со стороны “один”, нажать кнопку мыши, перетащить ее курсор на соответствующее поле в связываемой таблице, после чего кнопку мыши отпустить. В результате появится диалоговое окно Изменение связей .

Рис. 1.3. Окно индексов Access

В этом окне Access заполнил первую строку именами полей, по которым связывались таблицы. Чтобы в связанных таблицах не нарушалась целостность данных, нужно включить флажок . После этого Access сделает невозможным:

· запись в таблицу со стороны "многие" такого значения внешнего ключа, которого нет в таблице со стороны "один";

· удаление из таблицы со стороны “один” записи с таким ключом, который присутствует как внешний ключ в таблице со стороны “многие”.

Например, если таблицей со стороны “один” является таблица Факультеты , а таблицей со стороны “многие” – Группы , то после включения обеспечения целостности будет невозможно добавить в таблицу Группы запись о группе факультета, которого нет в таблице Факультеты . В то же время становится невозможным удаление записи о некотором факультете из таблицы Факультеты , если в таблице Группы присутствуют записи о группах этого факультета.

После включения обеспечения целостности данных в окне Изменение связей становятся доступными две дополнительные опции: Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей .

Если выбрать первую опцию, то при изменении какого-либо значения первичного ключа в таблице со стороны "один" Access автоматически обновит значения соответствующего внешнего ключа в соответствующих записях всех связанных таблиц. Как уже говорилось, если первичным ключом является поле типа “счетчик”, то изменение первичного ключа невозможно, поэтому выбор этой опции не имеет смысла.

Выбор второй опции при удалении одной из записей в таблице со стороны "один" приведет к удалению тех записей в таблицах со стороны "многие", которые имеют такое же значение ключа. Например, если из таблицы Факультеты удалить запись об одном из факультетов, то записи обо всех группах удаленного факультета в таблице Группы будут удалены автоматически. Поэтому к выбору данной опции следует относиться с осторожностью. При отказе от каскадного удаления при каждой попытке удаления записи таблицы со стороны "один" Access будет сообщать о наличии записей с соответствующим внешним ключом в связанных таблицах и предлагать пользователю удалить эти записи. Так, например, если таблица Группы содержит записи о группах некоторого факультета, то удаление записи об этом факультете из таблицы Факультеты станет возможным только после удаления всех таких записей из таблицы Группы .

Изменение структуры таблиц

В режиме конструктора таблицы можно изменять имена, типы и свойства полей, порядок их следования, удалять и добавлять поля.

Для изменения имени поля нужно перейти в строку с этим полем в окне конструктора таблицы и внести изменения в столбце Имя поля .

Для вставки нового поля нужно установить курсор на поле, перед которым оно будет вставлено, и выполнить команду Вставить строки из контекстного меню, всплывающего по щелчку правой кнопкой мыши.

Для удаления поля нужно установить курсор на строку с его именем и выполнить команду Удалить строки из контекстного меню или выделить строку с полем и нажать клавишу Delete .

Для изменения типа поля или его свойств нужно выделить это поле, перейти в столбец Тип данных , раскрыть список типов данных и выбрать нужное значение, а затем изменить при необходимости свойства поля в нижней части окна.

По умолчанию порядок столбцов в режиме таблицы совпадает с последовательностью расположения полей в структуре таблицы. При просмотре таблицы этот порядок легко изменить, сделав более удобным.

Для этого в режиме таблицы следует полностью выделить нужный столбец, щелкнув на его заголовке, и перенести область выделения в новое место.

Для сохранения всех изменений достаточно просто закрыть окно конструктора.

Редактирование связей

Если нужно изменить уже существующие связи, то следует одним из возможных способов открыть окно Схема данных . Перед редактированием связей нужно закрыть все таблицы, которые коснется редактирование.

Для редактирования существующей связи нужно щелкнуть на ней правой кнопкой мыши. В появившемся контекстном меню всего две команды: Изменить связь и Удалить . Выбор первой команды вызывает появление диалогового окна Изменение связей , где нужно изменить существующие установки.

Если в схему данных необходимо добавить новую таблицу, то нужно щелкнуть правой кнопкой мыши и в контекстном меню выполнить команду Добавить таблицу . После этого в появившемся окне Добавление таблицы нужно выбрать имя добавляемой таблицы.

Некоторые из связанных таблиц в схеме данных можно скрыть. Для этого используется команда Скрыть таблицу из контекстного меню, появляющегося при щелчке правой кнопкой мыши по заголовку таблицы. Связи при этом не нарушаются, но в схеме данных таблица не отображается. Скрывать отдельные таблицы можно для разгрузки схемы данных больших БД от независимых подсхем, неиспользуемых в данный момент времени для анализа и установления связей.

Сортировка данных

При открытии таблицы Access выводит записи в последовательности, определенной значениями первичного ключа этой таблицы. Если ключ не определен, то записи выводятся в последовательности их ввода. Для изменения последовательности записей в таблице используется сортировка.

Для управления сортировкой необходимо открыть или перевести таблицу в Режим таблицы . В этом режиме на вкладке Главная доступны объекты управления раздела Сортировка и фильтр . Для сортировки таблицы по значениям только одного поля используются кнопки По возрастанию и По убыванию . Для отбора записей, удовлетворяющих тем или иным условиям на значения в выбранном поле, используется большая кнопка Фильтр . Для отмены или восстановления условий отбора используется малая кнопка Фильтр .

Сортировка и отбор записей таблицы по нескольким полям выполняется с помощью расширенного фильтра , для установки которого открывается окно при выборе одноименного пункта из списка Дополнительно .

Сортировать таблицу по нескольким полям имеет смысл только тогда, когда в поле, по которому сортируются записи в первую очередь, есть много повторяющихся значений. Сортировка по второму полю будет проводиться уже только среди этих записей.

Например, если отсортировать таблицу Группы по возрастанию в поле КодФакультета в первую очередь и по возрастанию в поле НомерГруппы - во вторую, то в пределах каждого факультета группы будут упорядочены по их номерам

Поиск и замена данных

С увеличением количества записей поиск определенной информации усложняется. Access помогает значительно упростить и ускорить этот процесс.

Для проведения поиска в таблице нужно открыть эту таблицу, перейти на любую запись в поле, по которому предполагается вести поиск, выбрать вкладку Главная и нажать кнопку Найти в одноименной группе объектов управления.

В появившемся после этого окне Поиск и замена необходимо ввести в поле Образец искомое значение. В списке Поиск в: следует выбрать область поиска: Текущее поле или Текущий документ ; в списке Совпадение – уровень совпадения искомого значения с образцом: Поля целиком , С любой частью поля или С начала поля ; в списке Просмотр – направление просмотра при поиске: Все , Вверх или Вниз .

Расширить круг поиска можно, применив символы подстановки: * - заменяет любое количество символов; ? - заменяет только один символ. Например, по образцу *ова будут найдены все фамилии, заканчивающиеся на “ова”: Петрова, Иванова, Смирнова и т.д.

Для замены образца на требуемое значение необходимо в окне Поиск и замена выбрать вкладку Замена и в поле Заменить на: ввести заменяющее значение.

Порядок проведения занятия

1. Запустить MS Access.

2. Создать новую базу данных в файле с именем УспеваемостьСтудентов .

3. Создать в режиме Конструктора следующую структуру таблицы Факультеты :

4. Перейти в режим таблицы и ввести в таблицу несколько записей.

5. Убедиться в невозможности изменения ключевого поля Код .

6. Отсортировать таблицу по возрастанию поля НаименованиеФак .

7. Создать в режиме Конструктора следующую структуру таблицы Группы :

8. Добавить таблицы Факультеты и Группы в схему данных базы.

9. С помощью Мастера подстановок КодФакультета из таблицыФакультеты (см. п. 1.9).

10. Открыть окно индексов (см. п. 1.7) и убедиться в наличии всех индексов, заданных при формировании структуры таблицы.

11. Открыть окно схемы данных и убедиться в появлении связи между таблицами.

12. Двойным щелчком по связи открыть окно Изменение связей и установить флажок Обеспечение целостности данных , если это не было сделано в п. 9.

13. Перевести таблицу Группы в режим таблицы и ввести несколько записей, выбирая из комбинированного списка различные факультеты.

14. Отсортировать таблицу по факультетам и номерам групп, используя для этого расширенный фильтр.

15. Создать в режиме Конструктора следующую структуру таблицы Студенты :

16. Добавить таблицу Студенты в схему данных базы.

17. С помощью Мастера подстановок создать подстановку с комбинированным списком в поле КодГруппы из таблицы Группы (см. п. 1.9).

18. Открыть окно индексов и убедиться в наличии всех индексов, заданных при формировании структуры таблицы.

19. Открыть окно схемы данных и убедиться в появлении связи между таблицами Группы и Студенты .

20. Двойным щелчком по связи открыть окно Изменение связей и установить флажок Обеспечение целостности данных , если это не было сделано в п. 17.

21. Перевести таблицу Студенты в режим таблицы и ввести 10-15 записей, выбирая из комбинированного списка различные группы.

22. Отсортировать таблицу по номерам зачетных книжек.

23. Найти в таблице Студенты все записи, удовлетворяющие следующим условиям:

Студенты, чьи фамилии начинаются с определенной буквы;

Студенты, обучающиеся в одной определенной группе.

24. Найти записи для студентов, проживающих в Москве, и очистить поле Город в этих записях с помощью операции Поиск и замена (см. п. 1.14).

25. Создать в режиме Конструктора следующую структуру таблицы Дисциплины :

26. Перейти в режим таблицы и ввести в таблицу несколько записей.

27. Отсортировать таблицу по возрастанию поля НазваниеДисц .

28. Создать в режиме Конструктора следующую структуру таблицы Оценки :

29. Выделить поля КодСтудента и КодДисциплины и создать первичный ключ по этим полям. Это позволит избежать повторного ввода результатов экзаменов для каждого сочетания Студент-Дисциплина .

30. Открыть окно индексов и убедиться в наличии всех индексов, заданных при формировании структуры таблицы.

31. Добавить таблицы Дисциплины и Оценки в схему данных базы.

32. С помощью Мастера подстановок создать подстановку с комбинированным списком в поле КодСтудента из таблицы Студенты (см. п. 1.9). Для удобства идентификации студентов при вводе данных использовать в подстановке поля НомерЗачетки и ФИО таблицы Студенты .

33. С помощью Мастера подстановок создать подстановку с комбинированным списком в поле КодДисциплины из таблицы Дисциплины (см. п. 1.9).

34. Открыть окно схемы данных и убедиться в появлении связей между таблицами Оценки и Студенты , Оценки и Дисциплины .

35. Двойным щелчком по каждой из этих связей дважды открыть окно Изменение связей и установить флажки Обеспечение целостности данных , если это не было сделано в п. 32-33. Для связи Студенты-Оценки установить флажок Каскадное удаление связанных записей , чтобы при удалении записи о студенте из таблицы Студенты автоматически удалялись оценки этого студента из таблицы Оценки .

36. Перевести таблицу Оценки в режим таблицы и ввести 10-15 записей, выбирая из комбинированных списков различных студентов и различные дисциплины.

37. Открыть окно схемы данных и убедиться, что в результате выполнения работы оно имеет вид, показанный на рис. 1.4.

Рис. 1.4. Окно схемы данных

1. Тема и цель занятия.

2. Скриншоты всех таблиц в режиме конструктора и в режиме таблицы.

3. Скриншот схемы базы данных.

1.17. Контрольные вопросы

1. Что понимают под классом объектов, свойствами объектов?

2. Типы связей "один-к-одному", "один-ко-многим" и “многие-ко-многим”: как они реализуются в реляционных базах данных? Как устанавливаются связи в СУБД Access?

3. Что такое ключевое поле? Какие требования предъявляются к нему?

4. Как в СУБД Access определяется ключевое поле?

5. Для чего используются индексы таблиц? Как определяются индексы в Access?

6. Перечислите типы данных, поддерживаемые Access.

7. Для чего и как используется Мастер подстановок?

8. Каковы возможности Access по изменению структуры таблиц?

9. Как отсортировать или отобрать записи по одному полю? По нескольким полям?

10. Как произвести поиск и замену данных в Access?

Практическое занятие 1

СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ.

СОРТИРОВКА И ПОИСК ДАННЫХ

Цель занятия

Изучение принципов построения баз данных. Освоение правил и приемов создания и редактирования таблиц, поиска и сортировки данных в СУБД ACCESS.

1.2. Основные понятия и определения

База данных (БД) - это поименованная совокупность данных, относящихся к определенной предметной области.

Система управления базами данных (СУБД) - это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания, обработки баз данных и поддержания их в актуальном состоянии.

Почти все современные СУБД основаны на реляционноймодели данных. Все данные в реляционной БД представлены в виде прямоугольных таблиц , каждая из которых содержит информацию о некотором классе объектов . Каждая строка таблицы содержит информацию только об одном объекте и называется записью . Столбец таблицы содержит однотипную для всех записей информацию и называется полем . Между отдельными таблицами устанавливаются связи , позволяющие работать с ними как с единым целым.

Для успешного функционирования базы данных важна правильная организация данных в ней. При определении структуры данных в базе выделяют следующие основные понятия:

Класс объектов или сущность - совокупность объектов, обладающих одинаковым набором свойств. Например, в базе данных о ВУЗе классами объектов являются студенты, преподаватели, дисциплины. Для каждого отдельного объекта данного класса в таблице создается отдельная запись.

Свойство или атрибут - определенная часть информации о некотором объекте. Хранится в виде столбца (поля) таблицы. Например, фамилия, номер зачетной книжки, год рождения - это атрибуты сущности Студент .

Связь - способ, которым связана информация о разных классах объектов.

Цель занятия:

– изучение информационной технологии редактирования и модификации таблиц в СУБД MS Access.

Задание 1. Произвести модификацию таблицы «Сотрудники фирмы».

Порядок работы:

1. Запустите программу СУБД Microsoft Access и откройте свою созданную базу данных. Откройте таблицу «Сотрудники фирмы».

2. Произведите редактирование данных:

Удалите восьмую запись. Для этого: выделите запись нажатием на кнопку слева от номера записи; на вкладке Главная в группе Записи выберите команду Удалить или выполните команду Удалить запись контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши. При удалении программа выведет запрос на подтверждение удаления (Рис. 7).

Дайте подтверждение удаления кнопкой Да . Если все сделано правильно, то восьмой записи после этой операции не будет.

Рис. 7. Подтверждение удаления записи в таблице БД

В третьей записи измените фамилию на Арбенин;

Введите новую запись в Режим таблицы с фамилией Рокотов;

Введите новую запись с фамилией Григорьев в режиме Фильтр . Для этого: на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Фильтр и установить метку Пустые ;

Снимите фильтр и выведите на экран все записи, выбрав в группе Сортировка и фильтр команду Фильтр/Удалить фильтр ;

Переместите первую запись в конец таблицы (выделите первую запись и воспользуйтесь командой Вырезать на вкладке Главная , далее выделите очередную свободную строку записи и воспользуйтесь командой Вставить ; если вы выполнили все правильно, то записи с номером 1 после этой операции не будет);

Скопируйте запись с фамилией Рокотов на вторую и измените в ней имя;

Проверьте правильность изменений БД: должны быть записи с номерами со 2 по 7 и с 9 по 13. Примерный вид экрана представлен на Рис. 8.

3. Проведите сортировку данных по полю Фамилия в порядке убывания (выделите соответствующее поле Фамилия нажатием на его название и выберите в группе Сортировка и фильтр кнопку
).

Аналогично проведите сортировку данных по полю Дата найма в порядке возрастания.

Рис. 8. Примерный вид таблицы «Сотрудники фирмы» после редактирования

4.Проведите поиск всех записей с фамилией Рокотов, для этого установите курсор или выделите необходимое поле Фамилия и в группе Найти выполните команду Найти (Рис. 9).

Рис. 9. Поиск записей по образцу

5. В Режим таблицы измените имя поля Номер паспорта на Паспортные данные , для этого установите указатель на имя поля и выполните двойной щелчок мыши.

6. Удалите поле Паспортные данные, используя команду контекстного меню Удалить столбец . Не забудьте предварительно выделить поле и в процессе работы дать подтверждение на удаление.

7. Добавьте в таблицу «Сотрудники фирмы» перед полем Примечание новые поля: Ставка, Премия, Зарплата. Для этого: перейдите на вкладку Режим таблицы; выделите поле Примечание и в группе Поля и столбцы выберите команду Вставить; присвойте созданным полям соответствующие имена и установите Типы данных: .

8. Перейдите в режим Конструктор (Вид/Конструктор) и проверьте, а при необходимости измените, типы данных созданных полей (созданные поля должны иметь числовой или денежный тип данных). Вернитесь в Режим таблицы (Вид/Режим таблицы) .

9. Заполните поле Ставка числовыми данными. Для дальнейшей корректной работы наберите несколько ставок со значениями в интервале 2000...3000 р.

10. Для удобства работы некоторые поля можно скрыть командой контекстного меню Скрыть столбцы , для вызова скрытых столбцов воспользуйтесь командой меню Отобразить столбцы .

11. Сохраните изменения в таблице.

Задание 2. Произвести расчеты значений Премии и Зарплаты в таблице «Сотрудники фирмы». Премия составляет 27 % от Ставки, а Зарплата рассчитывается как сумма полей Премия и Ставка.

Порядок работы:

1. Откройте таблицу «Сотрудники фирмы».

2. Для заполнения полей Премия и Зарплата выберите на вкладке Создание в группе Другие команду Конструктор запросов .

Краткая справка. Бланк запроса – это бланк, предназначенный для определения запроса или фильтра в режиме Конструктор запроса или в окне Настраиваемый фильтр . В предыдущих версиях использовался термин «Бланк запроса по образцу» (QBE).

В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицу «Сотрудники фирмы», нажмите кнопку Добавить и закройте это окно (Рис. 10):

Рис. 10. Добавление списка полей таблицы «Сотрудники фирмы»

При этом по умолчанию откроется бланк запроса на выборку и к бланку запроса добавится Список полей таблицы «Сотрудники фирмы» (Рис. 11).

Краткая справка . Список полей (в форме и отчете) – окно небольшого размера, содержащее список всех полей в базовом источнике записей. В базе данных Microsoft Access имеется возможность отобразить список полей в режиме Конструктор форм, отчетов и запросов , а также в окне Схема данных .

Рис. 11. Бланк запроса на выборку

3. Далее на вкладке Конструктор выберите Тип запроса/ Обновление (Рис. 12). Обратите внимание на изменения в бланке запроса ( строка «Сортировка» изменилась на «Обновление» ).

Рис. 12. Выбор запроса на обновление

4. Из списка полей в бланк запроса перетащите поля, которые нужно обновить – Премия и Зарплата; в строке «Обновление» введите расчетные формулы сначала для заполнения поля Премия, а затем – поля Зарплата (Премия составляет 27% от Ставки , а Зарплата рассчитывается как сумма полей Премия и Ставка).

Для расчета Премии в строке «Обновление» наберите – [Ставка] * 0,27;

Для расчета Зарплаты наберите – [Премия] + [Ставка] (Рис. 13).

Сохраните запрос под именем «Премия и Зарплата » (Рис. 14).

Рис. 13. Бланк запроса для расчета полей Премия и Зарплата

Рис. 14. Задание имени запроса при сохранении

Краткая справка . Макросы служат для автоматизации часто выполняемых задач. Многие из них написаны на языке VBA разработчиками программного обеспечения. Однако некоторые макросы представляют угрозу для безопасности. Злоумышленник может внедрить в файл или документ опасный макрос, распространяющий вирусы.

Параметры безопасности макросов доступны в центре управления безопасностью. Нажмите на кнопку Параметры и выполните настройку окна Параметры безопасности Microsoft Office (Рис. 15).

При изменении параметров макроса в центре управления безопасностью они изменяются только для текущего приложения Office данного пользователя, но не для всех приложений.

Рис. 15. Изменение параметров безопасности текущего приложения

5. Проведите обновление по запросу, для чего дважды запустите на выполнение запрос на обновление «Премия и Зарплата»:

Если бланк запроса открыт, то на вкладке Конструктор в группе Результаты два раза выберите команду Выполнить .

Если бланк запроса закрыт, то дважды выполните двойной щелчок по запросу в Области переходов .

При этом подтвердите выполнение запроса кнопкой Да в открывающемся диалоговом окне (Рис. 16).

Рис. 16. Окно подтверждения выполнения запроса на обновление

6. Откройте таблицу «Сотрудники фирмы» и проверьте правильность расчетов. Если все сделано правильно, то поля Премия и Зарплата будут заполнены рассчитанными результатами.

7. Измените последовательность полей: поле Примечание поместите перед полем Ставка. Правила перемещения такие же, как во всех приложениях Windows (выделить поле Примечание, мышью перетащить на новое место).

8. Сохраните изменения в таблице.

Задание 3. Создать копию таблицы «Сотрудники фирмы». Новой таблице присвойте имя «Филиал фирмы». Произведите изменения в составе полей таблиц.

Порядок работы

1. Запустите программу СУБД Microsoft Access и откройте свою созданную базу данных.

2. Для копирования таблицы установите в Области переходов курсор на таблицу «Сотрудники фирмы» и выберите на вкладке Главная команду Копировать (или команду Копировать контекстного меню (Рис. 17), затем команду Вставить.

Рис. 17. Копирование таблицы в окне База данных

В появившемся окне Вставка таблицы введите новое имя таблицы «Филиал фирмы» и выберите переключатель «Структура и данные» (Рис. 18).

Рис. 18. Ввод имени копируемой таблицы

3. Удалите часть полей в таблицах «Сотрудники фирмы» и «Филиал фирмы», а также переместите поля в них в соответствии с заданием.

В таблице «Сотрудники фирмы» должны остаться поля: Код, Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Адрес, Почтовый индекс, Домашний телефон, Табельный номер, Дата рождения, Дата найма.

В таблице «Филиал фирмы» должны остаться поля: Код, Фамилия, Имя, Примечание, Ставка, Премия, Зарплата.

4. Сохраните изменения в таблицах.

5. После произведённых удалений в таблице «Сотрудники фирмы» отсутствуют расчетные поля Ставка, Премия и Зарплата , поэтому запрос «Премия и Зарплата» необходимо переориентировать на таблицу «Филиал фирмы». Для этого выполните изменения, показанные на Рис. 19:

Откройте запрос «Премия и Зарплата» в режиме Конструктор ;

В контекстного меню Бланка запроса выполните команду Добавитьтаблицу… , из списка выберите таблицу «Филиал фирмы»;

Заполните строку Имя таблицы: ;

Удалите список полей таблицы «Сотрудники фирмы»;

Сохраните запрос, после чего он должен появиться в списке связанных представлений таблицы «Филиал фирмы».

Рис. 19. Изменения в Бланке запроса для расчета полей Премия и Зарплата

Задание 4. Втой же БД в таблице «Филиал фирмы» добавить новые поля Доплата и Итого денежного формата. Создайте запрос на обновление под именем «Доплата и Итого» . Произведите расчеты по формулам:

Доплата = 42 % от зарплаты (в строке «Обновление» поля Доплата наберите: [Зарплата] * 0,42);

Итого = Зарплата + Доплата (в строке «Обновление» поля Итого наберите: [Зарплата] + [Доплата]).

Откройте таблицу «Филиал фирмы» и проверьте правильность расчетов.

Задание 5. В той же БД в таблице «Филиал фирмы» произвести поиск фамилии Рокотов и замену ее на фамилию Столяров.

Краткая справка. Для поиска и замены установите курсор в поле (столбец), по которому нужно выполнять поиск, на вкладке Главная выполните команду Найти . В открывшемся окне Поиск и замена на вкладке Поиск в строку Образец: введите фамилию Рокотов, а на вкладке Замена в строку Заменить на: введите Столяров и нажмите кнопку Заменить все.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 3

Создание и корректировка БД в СУБД Access

СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ БАЗЫ ДАННЫХ.. 1

КОНСТРУИРОВАНИЕ ФОРМ.. 8

РАБОТА 3. ФОРМИРОВАНИЕ ЗАПРОСОВ.. 19

КОНСТРУИРОВАНИЕ ОТЧЕТОВ.. 29

Инструментальные средства разработки прикладных программ в СУБД Access 35

СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ БАЗЫ ДАННЫХ

Создание реляционной базы данных включает создание структур таблиц, установку связи между таблицами и заполнение таблиц.

Таблица - это основной объект БД, предназначенная для хранения информации.

По терминологии СУБД строки таблицы - это записи , а столбцы – поля БД . Каждое поле содержит одну характеристику объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре этого объекта. Записи идентифицируются по некоторой уникальной характеристике, включающей одно или несколько полей и называемой ключом.

Создание таблиц БД возможно несколькими способами:

· создание структуры таблицы в режиме конструктора;

· создание таблицы путем ввода данных;

· создание таблицы на основе шаблона таблицы.

Создание таблицы в режиме таблицы наиболее просто, так как от пользователя требуется лишь полям стандартной таблицы присвоить имена полей собственной таблицы, заполнить эти поля данными и присвоить имя своей таблице.

Создание таблицы на основе шаблона таблицы сводится к созданию новой таблицы на основе образца таблицы из деловой или личной сферы.

Наиболее универсальным способом создания структуры таблиц является использование конструктора. При работе с ним от пользователя требуется: присвоение имен полям; указание типа данных, вводимых в поля; задание определенных свойств полям, которые позволят управлять сохранением, обработкой и отображением данных поля. Имена полей могут включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных символов (не более 64 символов), за исключением точки (.), восклицательного знака (!), апострофа (‘) и квадратных скобок () и не должны начинаться с пробела. Набор допустимых свойств поля зависит от того, какого типа данные будут храниться в поле.

Конструктор таблиц позволяет также корректировать структуру таблицы.

Связь между таблицами используется для объединения записей таблиц при корректировке базы данных, при конструировании многотабличных запросов, форм, отчетов, страниц доступа к данным. Она устанавливается посредством связи полей, обычно имеющих одинаковые имена и типы данных в обеих таблицах.

Таблица, которая связывается с другой таблицей по ключевому полю, называется главной . Таблица, с которой связывается главная таблица, называется подчиненной (связанной). Поле главной таблицы, по которому устанавливается связь, называется первичным ключом , а поле подчиненной таблицы – внешним .

В Access возможна реализация трех типов связей, о которых было сказано в разделе. Связи 1:1, 1:М реализуются явно, а связь М:М возможна только с помощью третьей, связующей таблицы.

В случае связи 1:1 записи с некоторым значением первичного ключа соответствует только одна запись с таким же значением внешнего ключа.

В случае связи 1:М записи с некоторым значением первичного ключа может соответствовать несколько записей с таким же значением внешнего ключа.

В случае связи М:М записи с некоторым значением первичного ключа может соответствовать несколько записей с таким же значением внешнего ключа, а записи с некоторым значением внешнего ключа может соответствовать несколько записей с таким же значением первичного ключа.

Заполнение таблицы данными осуществляется в режиме таблицы. В этом режиме возможно также редактирование, поиск, сортировка и фильтрация данных, а также изменение вида таблицы.